У вас есть время, чтобы увидеть программное обеспечение в действии.  

Живые демонстрации программного обеспечения являются чрезвычайно важным этапом при рассмотрении новой системы для бизнеса. Но многие клиенты сидят на демонстрациях продуктов как пассивные зрители и, следовательно, не выносят из них никакой полезной информации.

Будьте активным участником и подготовьтесь к демонстрации, чтобы понять все особенности программного обеспечения, как оно будет работать для вашего бизнеса и сможет ли помочь удовлетворить все ваши бизнес-потребности.

В этой статье мы расскажем о том, на что стоит сделать акцент при подготовке к демонстрации системы.  Подготовим пул вопросов для представителей программного обеспечения для проведения продуктивных встреч.

Составьте план демонстрации, который будет охватывать эти 4 ключевые темы

Демонстрации программного обеспечения отнимают время, и иногда может казаться, что вы не контролируете процесс. Подготовив заранее план ключевых вопросов, которые вы хотите рассмотреть, поможет поставщику показать вам, какие функции программного обеспечения будут иметь для вас наибольшее значение.

Предлагаем следующий план для встречи с поставщиками продукта:

1. Отличительные особенности ПО

После завершения демонстрационных процессов со всеми компаниями самый важный вопрос, на который вам необходимо будет ответить: «Какой же продукт лучше всего подходит для моего бизнеса?» Для этого вам нужно увидеть, какие продукты выделяются из общей массы в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

• Простота использования: выбранное вами программное обеспечение должно быть относительно простым для принятия вашей командой.
• Интеграции: если в вашей компании уже используется другой тип программного обеспечения, которое вы хотите подключить к новому продукту, обязательно спросите поставщика, какие интеграции поддерживает продукт. 
• Особенности: Поставщики программного обеспечения будут говорить о «лучших» функциях продукта с их точки зрения, но они могут не рассказать о том, что действительно важно для вашего бизнеса. Важно иметь список функций, которые поставщик программного обеспечения должен включить в свою презентацию. Попросите увидеть необходимые вам функции в действии.
• Настройка: при желании узнайте, можно ли настроить программное обеспечение в соответствии с вашими потребностями. 

2. Общая стоимость владения

Очень часто цена - это первый вопрос, который задают компании при поиске программного обеспечения. Почему? Это всем понятно. Но полезный совет, цена ПО - это не только стоимость на этикетке. Вам необходимо знать полную стоимость владения. Сюда входит стоимость приобретения, внедрения и поддержки программного обеспечения.

• Покупка: спросите о ценах и, если есть уровни ценообразования, что включено в каждый уровень. Также спросите о любых дополнительных расходах на покупку, таких как плата за дополнительных пользователей или объем данных.
• Внедрение: спросите о любых предполагаемых расходах на внедрение, например о том, взимается ли плата за установку (для локальных решений) или обучение.
• Техническое обслуживание: спросите, взимается ли плату за обновления после покупки или за текущее обслуживание и поддержку клиентов. Если программное обеспечение будет использовать сервер поставщика, спросите о связанных с ним тарифах за использование. Вам также необходимо знать, есть ли какие-либо другие расходы конечного пользователя, которые вам следует ожидать.

3. Поддержка

Решите заранее, какой уровень поддержки потребуется вашему бизнесу, и готовы ли вы за это доплачивать.

• Обучение: спросите своего представителя продукта на демонстрации, включено ли обучение, и если да, то как оно происходит и что охватывает. Если доступно обучение, узнайте, для избранных пользователей или для всей команды. Вы также можете спросить об общих проблемах при адаптации сотрудников и о том, как с ними бороться. Если у вас есть внутренняя ИТ-команда, поговорите с ними перед демонстрацией на случай, если у них возникнут какие-либо вопросы по технической части реализации.
• Поддержка: некоторые поставщики взимают дополнительную плату за разные уровни обслуживания клиентов (например, только по электронной почте или по телефону). Уточните на  демонстрации об уровнях обслуживания и их стоимости.

4. Данные и конфиденциальность

Компании рискуют потерять значительную сумму денег из-за нарушения безопасности данных, не говоря уже о значительном и длительном ударе по доверию клиентов. Поэтому важно, чтобы используемые вами программные продукты серьезно относились к безопасности ваших данных и данных ваших клиентов.

• Безопасность: спросите, какой тип безопасности поставщик использует для своих баз данных и какие процессы он использует для защиты вашей информации.
• Соблюдение требований: если у вас есть международная клиентская база, спросите о соответствии GDPR.

Не устраивайте демонстрации абсолютно всех продуктов

Участие в слишком большом количестве демонстраций программного обеспечения запутает вас, а также заберет драгоценное время от повседневных обязанностей вашей команды. Демонстрацию лучше всего использовать как метод для более глубокого знакомства с тремя-пятью наиболее предпочтительными вариантами программного обеспечения.

Не назначайте слишком много демонстраций в один день. Запланируйте не более двух демонстраций в день и не более пяти в целом. Сосредоточившись только на своем небольшом списке потенциального программного обеспечения, вы сможете сделать уверенный окончательный выбор после демонстрации.